Văn Phòng IT Mở Rộng Cần Dịch Vụ Doanh Nghiệp Gì?
admin
Dịch vụ doanh nghiệp luôn là điều đầu tiên chúng tôi nghĩ tới khi nghe tin một văn phòng IT nhỏ chuẩn bị mở rộng quy mô. Cách đây không lâu, chúng tôi đồng hành cùng một nhóm lập trình chỉ mười người. Họ tuyển thêm năm nhân sự mới chỉ trong một tháng. Diện tích văn phòng vẫn giữ nguyên, còn hệ thống mạng thì liên tục nghẽn vào giờ cao điểm. Bài học rút ra là văn phòng IT nhỏ cần chuẩn bị nhiều hơn việc tuyển người. Chúng tôi muốn chia sẻ lại những kinh nghiệm đó với bạn trong bài viết này.
Dấu hiệu cho thấy đã đến lúc mở rộng quy mô
Nhân sự tăng nhanh nhưng hạ tầng vật lý không theo kịp là dấu hiệu dễ nhận ra nhất. Khi số máy tính và thiết bị mạng vượt quá khả năng của đường điện, đường internet hiện có, hiệu suất làm việc của cả đội sẽ tụt xuống rõ rệt. Có những hôm cả phòng phải chờ mạng ổn định mới build lại được dự án, ngay giữa lúc deadline gấp gáp nhất.
Một tín hiệu khác ít người để ý là quy trình quản lý vẫn còn thủ công. Khi đội chỉ vài người, quản lý bằng file Excel hay trao đổi miệng nghe có vẻ ổn. Nhưng khi nhân sự tăng gấp đôi, gấp ba, cách làm này bắt đầu lộ ra nhiều lỗ hổng, việc phân công công việc dễ chồng chéo, tiến độ dự án cũng khó theo dõi chính xác hơn.
Ngoài ra, chúng tôi thấy nhiều văn phòng chỉ nhận ra mình cần mở rộng khi đã quá tải. Đến lúc đó, mọi quyết định đều mang tính chữa cháy. Chi phí xử lý cũng tốn kém hơn nhiều so với việc lên kế hoạch từ sớm.
Hạ tầng kỹ thuật luôn phải đi trước
Chúng tôi luôn khuyên khách hàng đầu tư hạ tầng trước khi tuyển ồ ạt, chứ không làm ngược lại. Đường điện, đường mạng, hệ thống lưu trữ dữ liệu cần được tính dư ra một khoảng an toàn. Đừng chỉ tính vừa đủ cho số người hiện tại.
Một văn phòng mười lập trình viên có thể chạy tốt với gói internet cáp quang phổ thông. Nhưng khi con số đó tăng lên ba mươi, nhu cầu băng thông và điện cho máy chủ nội bộ cũng tăng theo cấp số nhân. Nếu không tính trước, đội IT phải xử lý sự cố mạng ngay giữa lúc bận rộn nhất, thay vì tập trung vào chuyên môn.
Vài hạng mục hạ tầng chúng tôi thường khuyên rà soát trước khi mở rộng gồm:
- Đường truyền internet dự phòng, để tránh gián đoạn khi nhà mạng chính gặp sự cố giữa giờ làm việc.
- Hệ thống điện và UPS đủ tải cho số máy chủ, máy trạm dự kiến tăng thêm trong sáu tháng tới.
- Không gian vật lý, bao gồm chỗ ngồi, phòng họp và khu vực để thiết bị dự phòng.
Dịch vụ doanh nghiệp không thể thiếu khi mở rộng quy mô
Bên cạnh hạ tầng kỹ thuật, có hai nhóm dịch vụ doanh nghiệp mà chúng tôi thấy nhiều văn phòng IT nhỏ hay bỏ qua. Đó là đồng phục và hệ thống camera giám sát. Cả hai đều không liên quan trực tiếp đến code, nhưng lại ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh và sự an toàn của cả công ty.
Đồng phục giúp đội ngũ trông chuyên nghiệp hơn
Nhiều văn phòng IT nhỏ nghĩ đồng phục chỉ là chuyện phụ. Chúng tôi từng nghĩ vậy, cho đến khi chứng kiến một khách hàng đón đối tác nước ngoài đến văn phòng. Nhân viên mỗi người một kiểu áo, người mặc áo thun, người mặc sơ mi nhàu. Hình ảnh đó không nói lên được sự chuyên nghiệp mà đối tác kỳ vọng.
Sau lần đó, đội ngũ này quyết định đặt áo đồng phục đơn giản, chỉ cần thêm logo nhỏ trên ngực áo. Chi phí không nhiều, nhưng hiệu quả về hình ảnh thì rõ rệt ngay từ lần gặp gỡ tiếp theo. Đồng phục cũng giúp nhân viên mới cảm thấy mình thuộc về một tập thể, không còn lẻ loi giữa những gương mặt xa lạ trong tuần đầu đi làm.
Camera giám sát bảo vệ tài sản khi quy mô lớn hơn
Khi văn phòng mở rộng, số lượng máy tính, laptop và thiết bị mạng đắt tiền cũng tăng theo. Rủi ro mất mát, thất lạc thiết bị cũng lớn hơn nhiều so với lúc văn phòng chỉ có vài người. Chúng tôi khuyên nên lắp camera giám sát ngay từ giai đoạn lên kế hoạch mở rộng. Đừng đợi xảy ra sự cố rồi mới tính đến.
Camera không chỉ ghi lại hình ảnh ra vào văn phòng mà còn giúp bảo vệ những khu vực lưu trữ dữ liệu nhạy cảm của khách hàng, nơi chỉ vài người được phép tiếp cận. Nếu văn phòng bạn từng gặp trục trặc với thiết bị giám sát, chẳng hạn camera bị mất tiếng đột ngột, có thể tham khảo bài viết của chúng tôi về nguyên nhân khiến camera Dahua không có tiếng để tự kiểm tra trước khi gọi kỹ thuật viên.
Giáo dục và đào tạo nội bộ song song với hạ tầng
Tuyển năm, mười nhân sự mới cùng lúc mà không có quy trình đào tạo bài bản là công thức dẫn đến hỗn loạn. Chúng tôi từng thấy một đội ngũ để nhân viên mới tự đọc tài liệu cũ, tự hỏi thăm đồng nghiệp. Kết quả là mỗi người hiểu quy trình một kiểu, dẫn đến sai sót không đáng có khi bắt tay vào dự án chung.
Giải pháp chúng tôi hay đề xuất là hợp tác với đơn vị giáo dục bên ngoài, hoặc tự xây khóa đào tạo nội bộ ngắn gọn cho nhân sự mới. Nội dung không cần phức tạp, chỉ cần bao gồm quy trình làm việc, công cụ nội bộ và một số thuật ngữ chuyên môn cơ bản. Với những bạn mới vào nghề lập trình, chúng tôi thường gợi ý đọc thêm các thuật ngữ lập trình cơ bản dành cho người mới trước khi bắt tay vào dự án thật.
Đầu tư đồng thời cho con người và hạ tầng luôn hiệu quả hơn là chỉ chọn một trong hai. Một văn phòng có máy móc hiện đại nhưng thiếu đào tạo bài bản sẽ khó phát huy hết hiệu quả của công nghệ đã bỏ tiền ra đầu tư. Ngược lại, đội ngũ giỏi nhưng thiếu thiết bị phù hợp cũng chật vật không kém.
Chuẩn hóa quy trình quản lý khi đội ngũ lớn dần
Khi số lượng dự án và nhân sự tăng lên, việc báo cáo tiến độ bằng miệng hay tin nhắn rời rạc không còn đủ. Chúng tôi khuyên các văn phòng IT nên chuẩn hóa cách báo cáo và họp giao ban. Ngoài ra, hãy lưu trữ tài liệu nội bộ ngay từ khi quy mô còn nhỏ. Như vậy, khi mở rộng, đội ngũ không phải làm lại từ đầu.
Một cách đơn giản chúng tôi hay áp dụng là dùng slide báo cáo định kỳ, thay vì gửi email dài dòng khó theo dõi. Nếu bạn cần tham khảo bố cục trình bày, có thể xem qua mẫu slide báo cáo doanh nghiệp để trình bày tiến độ dự án gọn gàng, dễ hiểu hơn cho cả đội lẫn khách hàng.
Phân quyền công việc rõ ràng cũng quan trọng không kém báo cáo. Ai phụ trách phần nào, ai chịu trách nhiệm review code, ai làm việc trực tiếp với khách hàng, tất cả nên được ghi rõ bằng văn bản. Đừng chỉ giữ trong đầu người quản lý, vì khi đội ngũ lớn lên, thông tin kiểu đó rất dễ thất lạc.
Cân đối ngân sách trước khi bấm nút mở rộng
Trước khi khách hàng mở rộng, chúng tôi luôn hỏi một câu quan trọng: ngân sách dự phòng đã đủ cho ba đến sáu tháng đầu chưa? Chi phí mở rộng không chỉ dừng ở lương nhân sự mới mà còn bao gồm hạ tầng, dịch vụ doanh nghiệp như đồng phục, camera và cả chi phí đào tạo ban đầu.
Nhiều đội ngũ chỉ tính lương, quên mất những khoản phụ này, đến lúc triển khai mới phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Chúng tôi khuyên nên lập bảng dự trù chi tiết, chia theo từng hạng mục, thay vì gộp chung thành một con số ước lượng mơ hồ.
Kết luận
Mở rộng quy mô văn phòng IT không đơn giản chỉ là tuyển thêm người và kê thêm bàn ghế. Chúng tôi tin rằng nền tảng vững chắc mới là thứ quyết định thành công. Đó là hạ tầng kỹ thuật, dịch vụ doanh nghiệp như đồng phục và camera, cùng chương trình giáo dục nội bộ bài bản. Nếu bạn đang chuẩn bị bước vào giai đoạn này, đừng ngại đọc thêm những chia sẻ khác của chúng tôi trên chuyên mục blog, biết đâu sẽ tìm được vài kinh nghiệm hữu ích cho chính văn phòng của bạn.
