Phần mềm ERP là gì? Tầm quan trọng của phần mềm ERP
pbn
Sử dụng phần mềm ERP trong quản lý doanh nghiệp không chỉ là một xu hướng. Đây còn là một giải pháp hiệu quả để tăng cường nội lực và nâng cao hiệu suất hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, việc áp dụng ERP vào hoạt động quản lý mang lại nhiều lợi ích.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về phần mềm ERP. Bao gồm khái niệm, đặc điểm và chức năng của ERP. Những thông tin này được dựa trên việc nghiên cứu và tổng hợp từ các nguồn đáng tin cậy, cùng với kinh nghiệm thực tế của chúng tôi tại VISUAL CPP. Hãy cùng đọc ngay để tìm hiểu thêm!
Phần mềm ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp.
Phần mềm ERP là một mô hình ứng dụng công nghệ cao vào quản lý kinh doanh. Đơn giản và thực tế, chúng ta có thể hiểu phần mềm ERP là một hệ thống. Bao gồm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, liên kết các quy trình lại với nhau thành một cơ sở dữ liệu đồng bộ, duy nhất cho doanh nghiệp.
ERP cho phép tạo ra một hệ thống quy trình làm việc tự động trong toàn bộ công ty, với độ phức tạp cao nhất. Chức năng của nó bao gồm liên kết các bộ phận khác nhau. Ví dụ như bán hàng, nhân sự, kế toán, tồn kho, sản xuất, lập kế hoạch và nhiều hơn nữa.
-> Tìm hiểu thêm: Top 3 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất thị trường
Sự ra đời của phần mềm ERP
Sự ra đời của phần mềm ERP đã mang lại một cách tiếp cận hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp. Với khả năng tập trung và tổ chức các nguồn lực. Nó đã trở thành một công cụ hỗ trợ quan trọng cho việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá chi tiết về sự ra đời của phần mềm ERP
Giai đoạn 1
Vào những năm 1960, trong bối cảnh cạnh tranh sẽ tăng chi phí sản xuất. Các doanh nghiệp đã tập trung vào sản xuất hàng loạt để giảm chi phí. Để dự đoán các đơn hàng và điểm tái đặt hàng trên thị trường. ROP (Reorder Point) được phát triển để giúp công ty lập kế hoạch hiệu quả. Vào cuối những năm 1960, sự ra đời của MRP (tiền thân của MRP II và ERP) đã được coi là một phương pháp tiên tiến trong lập kế hoạch và xếp lịch nguyên vật liệu.
Giai đoạn 2
Vào cuối những năm 1970, doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến Marketing hơn do thị trường trở nên cạnh tranh khốc liệt. Trong tình hình đó, MRP trở thành một giải pháp phù hợp và được ưa chuộng nhờ những tính năng hữu ích như dự báo, kế hoạch tổng thể và kiểm soát hàng hóa.
Thời kỳ này cũng chứng kiến sự xuất hiện của COPICS – một hệ thống kiểm soát thông tin sản xuất dựa trên truyền thông, và MMAS – một hệ thống quản lý tài khoản và sản xuất. Đây được coi là tiền thân thực sự của ERP.
Giai đoạn 3
Vào những năm 1980, J.D Edwards đã phát triển phần mềm cho hệ thống máy tính IBM 38. Điều đặc biệt là phần mềm này cho phép các doanh nghiệp lưu trữ thông tin sản xuất, tiếp thị và quản lý với dung lượng lớn.
Từ đó, thuật ngữ MRP (Material Requirements Planning) được sử dụng rộng rãi để chỉ chức năng mã hóa và “lập kế hoạch yêu cầu vật liệu” đã thường được sử dụng. Thay thế cho nó, cụm từ “quy hoạch sản xuất” được sử dụng. Cụm từ MRP II cũng đã được đưa ra để xác định khả năng của hệ thống mới, đặt ra sự phát triển từ MRP ⇒ MRP II ⇒ CIM ⇒ ERP.
Giai đoạn 4
Trong những năm 1990, thuật ngữ ERP (Enterprise Resource Planning – hoạch định nguồn nhân lực) được đưa ra bởi tập đoàn Garner để đánh giá mức độ tích hợp của các chức năng ERP vào hoạt động quản trị doanh nghiệp. Điều này bao gồm các tiêu chí quan trọng như:
- Thu mua nguyên vật liệu
- Quản lý hàng tồn
- Số liệu sản xuất
- Chi phí quản lý…
Từ đây, ERP đã ngày càng phát triển và mở rộng ra nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau.
Chức năng của phần mềm ERP
Hợp nhất quá trình kinh doanh: Phần mềm ERP là một giải pháp hợp nhất mọi quá trình sản xuất, kinh doanh và quản trị trong doanh nghiệp thành một hệ thống có trật tự rõ ràng. Thông qua việc tích hợp các chức năng quan trọng như quản lý nguồn lực, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý tài chính và quản lý khách hàng. ERP tạo ra một nền tảng đồng bộ và liên kết cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Liên kết các phòng ban: Với việc triển khai phần mềm ERP, các phòng ban trong doanh nghiệp được liên kết với nhau một cách dễ dàng. Điều này tạo ra một môi trường trao đổi thông tin và hợp tác mượt mà giữa các bộ phận. Nhờ tính liên kết này, mọi vấn đề liên quan đến trao đổi thông tin và hợp tác được giải quyết một cách thuận tiện và hiệu quả.
Quản lý chi tiết kế hoạch: Phần mềm ERP giúp hiển thị mọi kế hoạch một cách chi tiết và cụ thể. Đảm bảo rằng nhân viên có thể xác định rõ nhiệm vụ của mình và áp dụng chúng vào các kế hoạch đã được đề ra một cách hiệu quả.
Cải thiện hoạt động kinh doanh: Phần mềm chỉ có thể hỗ trợ cải thiện cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Không thể hoàn toàn thay thế được cho người kinh doanh.
-> Tìm hiểu thêm: Top 10 phần mềm quản lý sales – quản lý kinh doanh tốt nhất hiện nay
Những lợi ích mà phần mềm ERP mang lại
Với sự tích hợp của các quy trình và thông tin trong hệ thống ER. Doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng quản lý và theo dõi hoạt động của mình một cách chính xác và hiệu quả. Điều này giúp cải thiện quy trình làm việc, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và giảm thiểu lãng phí. Những lợi ích mà phần mềm này mang lại:
Giảm thiểu sai sót
Với một quy trình nghiệp vụ được thực hiện qua nhiều phòng ban, không thể tránh khỏi những sai sót dữ liệu xảy ra trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, phần mềm ERP có vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu và kiểm soát những sai sót này. Phần mềm được đồng bộ dữ liệu một cách chính xác, quy trình làm việc cũng được thống nhất, đồng bộ.
Tối ưu thời gian làm việc
So với phương pháp làm thủ công và luân chuyển chứng từ từ phòng ban này sang phòng ban khác. Sử dụng giải pháp ERP đem lại tốc độ làm việc nhanh hơn đáng kể. Đồng thời, ERP còn có thể giải quyết vấn đề “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp.
Dễ dàng kiểm soát hoạt động
Phần mềm ERP cung cấp chức năng “tìm vết” (Audit Track). Giúp việc kiểm tra hoạt động của nhân viên trên hệ thống trở nên dễ dàng. Nhờ chức năng này, người quản lý có thể nhanh chóng xác định những nghiệp vụ cần kiểm tra và tra soát quy trình thực hiện của chúng. Giúp đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát và quản lý hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tham khảo ngay các giải pháp phần mềm thông minh tại The Mona Software Company nhé!
Sự quan tâm và ứng dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Việc hiểu biết và am hiểu về lĩnh vực này sớm sẽ giúp doanh nghiệp tự chủ trong việc tìm kiếm và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp. Mang lại sự tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian triển khai. Đồng thời, việc nắm bắt ngay lợi ích và giá trị của phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi giá trị đầu tư ban đầu khi phần mềm này được triển khai và vận hành.
