Quản lý vận tải bằng excel có thật sự hiệu quả
Nguyên Duy
Cho đến hiện tại có rất nhiều bạn vẫn đang thắc mắc không biết có nên quản lý vận tải bằng excel hay không? Việc quản lý excel có lợi ích gì? Vậy thì hãy cùng tìm hiểu về các lợi ích mà excel mang lại trong quản lý vận tải nhé bạn.
I/ Nỗi lòng của người quản lý vận tải bằng excel
Với những người quản lý vận tải thì hàng tháng đều lặp đi lặp lại công việc, cứ đến cuối tháng thì:
- Sếp cần biết container đã tiêu hết bao nhiêu tiền dầu?
- Chi phí vận chuyển cho từng chuyến, phát sinh vận chuyển
- Doanh thu thu được trong ngày/ chuyến/ xe
Có thể nói đây chính là một trong những bài toán khá khó trong quản lý vận tải. Việc quản lý vận tải còn phải quản lý nhân viên và quản lý tài xế bào gồm thông tin, thời gian xe chạy, thời gian xe di chuyển và công nợ tạm ứng. Đồng thời quản lý tình trạng vận chuyển, theo dõi cung đường và kế hoạch vận chuyển. Quản lý doanh thu cũng như chi phí bao gồm phân tích chi phí cầu đường, luật giao thông.
Đối tượng nên sử dụng file excel: Đối tượng sử dụng file excel trong quản lý vận tải bao gồm có xe vận tải và xe container.
Thời điểm nào thì nên sử dụng file excel trong quản lý vận tải
Có điều bạn chưa biết việc sử dụng file excel trong quản lý vận tải sẽ giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn? Tuy nhiên làm thế nào để quản lý vận tải bằng excel mang lại hiệu quả cao thì bạn hãy tìm hiểu ngay bài viết này của chúng tôi nhé bạn.
Mỗi một ngành nghề đều có phần mềm hỗ trợ riêng để nâng cao chất lượng dịch vụ và đồng thời công việc quản lý cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều và trong ngành vận tải cũng vậy? Không riêng biệt gì?
II/ Ưu điểm và nhược điểm khi quản lý vận tải bằng Excel
Để quản lý xe tải bằng excel tốt và dễ dàng hơn thì bạn nên sử dụng file excel. Vậy việc sử dụng excel trong quản lý có những ưu và nhược điểm gì? Hãy cùng tham khảo ngay các ưu nhược điểm dưới đây bạn nhé.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí: Do file excel chính là một trong những phần mềm đã được cài đặt sẵn trên máy rồi cho nên bạn hoàn toàn có thể sử dụng và tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư ban đầu đấy nhé.
- File quản lý riêng biệt: Trong quản lý vận tải bằng excel thì mọi dữ liệu đều được lưu vào một file riêng biệt. Điều đó sẽ giúp cho bạn rất nhiều trong quản lý cũng như theo dõi mọi hoạt động trong công việc.
- Số liệu cập nhật nhanh và đơn giản: Bạn hoàn toàn có thể nhập số liệu nhanh chỉ với vài thao tác nhỏ trong quản lý vận tải và cập nhật số liệu nhanh, tiết kiệm được thời gian nhiều hơn so với cách quản lý truyền thống.
Nhược điểm:
- Dễ bị nhầm lẫn: Do có một lượng file lớn cho nên việc quản lý với số lượng dữ liệu nhiều như vậy đôi khi sẽ làm cho bạn bị nhầm lẫn dẫn đến sai sót. Như vậy cũng sẽ mất thời gian trong việc tìm kiếm và chỉnh sửa lại.
- Tính bảo mật thấp: Do file excel được sử dụng miễn phí và lưu trên máy chung nên ai cũng có thể vào sửa dữ liệu lại được, và excel không có tính năng ghi lại lịch sử nên rất khó lấy lại được.
- Khó khăn trong báo cáo: Việc quản lý vận tải bằng file excel sẽ làm cho công việc quản lý sẽ khó khăn hơn nhất là trong báo cáo, theo dõi. Đồng thời còn bị hạn chế các tính năng nếu như muốn dùng thì phải thao tác nhiều lần dễ làm cho hệ thống gặp sai sót và nhầm lẫn.
- Kiểm tra trở nên khó khăn: Excel chỉ được sử dụng trên máy tính nên việc kiểm tra sẽ khó khăn và bất tiện hơn nhiều nhất là trong đối chiếu số liệu thực tế, kiểm tra độ chính xác và số liệu thì cần khá nhiều thời gian.
III/ Có nên quản lý vận tải bằng excel hay không?
Câu hỏi có nên quản lý vận tải bằng file excel hay là không? Đó là câu hỏi khá nhiều người đặt ra nhưng vẫn chưa có lời giải đáp. Chúng tôi đã tìm đến nhiều nhà vận chuyển lớn và phỏng vấn thêm họ về vấn đề này. Trong đó có đơn vị vận chuyển hàng lớn trong đó có chủ doanh nghiệp Nam Phú Thịnh tại Vanchuyenhangnguyhiem.vn cũng có những chia sẻ hết sức giá trị. Vậy hãy cùng đi tìm câu trả lời trong phần này nhé.
Kinh nghiệm khi sử dụng file excel trong quản lý vận tải
Hầu hết mọi hoạt động trong lĩnh vực vận tải đều phải sử dụng file excel. Bởi nếu quản lý trên giấy tờ thì nếu chẳng may bị mất hay rách thì dữ liệu không còn nữa. Vậy nên việc sử dụng excel trong vận tải là điều vô cùng cần thiết.
Điều đó làm cho bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian, công sức và tìm kiếm các thông tin cũng dễ hơn rất nhiều.
Việc sử dụng file trong quản lý vận tải sẽ giúp cho bạn nhiều hơn trong:
- Quản lý nhân viên, tài xe: Thời gian xe xuất phát, tạm ứng và công nợ.
- Quản lý tình trạng của xe: Theo dõi và kiểm soát được tình trạng của xe có gặp trục trặc gì không?
- Quản lý trong quá trình vận chuyển: Theo dõi suốt hành trình xe vận chuyển, đi qua bao nhiêu địa điểm, tiêu hao hết bao nhiêu xăng/ dầu
- Quản lý doanh thu/ chi phí
Có thể nói rằng đây chính là một trong những lĩnh vực vô cùng khó khăn đòi hỏi người quản lý cần có khả năng và cập nhật thông tin nhanh, chính xác. Tuy nhiên, trong số đó cũng có các đơn vị phân vân không biết có nên sử dụng file excel trong quản lý vận tải hay không?
Đối với file excel thì phù hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, tính toán không quá phức tạp và còn phụ thuộc vào kinh nghiệm quản lý với các yếu tố khác nữa. Đặc biệt bạn cũng nên lưu ý hạn chế sử dụng các hệ thống file khác tránh tình trạng nhầm lẫn, sai sót trong nhập dữ liệu, số liệu.
Như vây, trong phần này chắc bạn cũng sẽ hiểu hơn về file excel trong quản lý vận tải rồi đúng không? File excel chính là sự lựa chọn hầu hết của các đơn vị hiện nay bởi chức năng ít hơn so với phần mềm nên việc sử dụng cũng sẽ dễ dàng hơn.
Hơn nữa với các đơn vị vận tải có quy mô lớn, tính toán nhiều thì tốt nhất nên chọn phần mềm quản lý vận tải nhé.
Sử dụng file excel trong quản lý vận tải mang lại lợi ích gì?
Tiếp theo trong phần này, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn các lợi ích khi sử dụng file excel, bạn hãy lưu lại tham khảo ngay nhé.
- Sử dụng file excel sẽ giúp cho việc quản lý, theo dõi, giám sát lịch trình vận chuyển trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Đồng thời còn quản lý các chi phí phát sinh, doanh thu và công nợ.
- Các báo cáo khi dùng file excel sẽ khiến cho bạn dễ dàng tìm kiếm hơn, nhanh hơn, chính xác hơn. Bạn có thể tìm kiếm trong bất cứ khoảng thời gian nào mà bạn muốn. Khi đó bạn hoàn toàn có thể báo cáo, chọn lọc đối tượng.
- Sử dụng dễ hơn nhiều bởi excel không có quá nhiều tính năng nâng cao
- Có thể báo cáo trên file excel , rất tiện lợi và tiết kiệm thời gian và công sức
Một số tính năng có trong file excel:
- Trên màn hình bạn sẽ thấy sheet menu và nút trở về được tạo ra qua chức năng Hyperlink kết hợp với nút bấm 3D nhằm mục đích cho phép di chuyển nhanh giữa các sheet với nhau.
- Các danh mục gồm có:
+ Doanh mục khách hàng
+ Doanh mục vận tải
+ Doanh mục khách hàng ( chủ xe, nhà cung cấp/ thuê ngoài)
+ Doanh mục doanh thu
+ Doanh mục chi phí
+ Doanh mục phương tiện
+ Doanh mục nhóm khách hàng.
- Tính năng theo dõi lịch trình
+ Tính năng theo dõi được mã chuyến, thời gian, đơn vị vận tải
+ Khách hàng điểm đi – đến
+ Giá trị hợp đồng
- Tính năng theo dõi mọi chi phí phát sinh
+ Mã chuyến
+ Phương tiện vận chuyển
+ Chi phí xăng dầu, hư hỏng
+ Nhà cung cấp
- Tính năng theo dõi doanh thu phát sinh
+ Theo dõi chi tiết dựa vào chuyến
+ Theo dõi doanh thu
+ Theo dõi phương tiện, nhà cung cấp
- Tính năng theo dõi công nợ dựa theo mã khách hàng
- Tính năng báo cáo các phát sinh theo phương tiện vận tải
- Tính năng báo cáo chi tiết mọi phát sinh và trong vận chuyển
- Tính năng báo cáo toàn bộ lịch trình của các chuyến đi
- Tính năng tổng hợp công nợ, thanh toán theo đơn của khách hàng
- Tính năng báo cáo và tổng hợp doanh thu chi phí cũng như lợi nhuận theo từng xe vận chuyển
IV/ Kết luận
Vậy bạn đã hiểu hơn về việc quản lý vận tải bằng excel rồi đúng không nào?
Qua bài viết này, chúng tôi cũng đã mang đến cho bạn các kiến thức, ưu nhược điểm cũng như các tính năng và lợi ích của việc sử dụng file excel trong quản lý vận tải. Ngoài ra bạn có thể tham khảo các phần mềm quản lý vận chuyển để có thêm giải pháp cho hoạt động kinh doanh của mình. Hy vọng với những thông tin trên sẽ là những kiến thức bổ ích để giúp cho bạn nhận biết được có nên lựa chọn file excel trong quản lý vận tải hay không?
